5 selkeää keinoa, jotka parantavat työn tuottavuutta
Kolumni 24.04.2018
Alihankinta-messujen pääteemana on tänä vuonna tuottavuus. Paremman tuottavuuden ymmärtäminen on tärkeää, kun halutaan saavuttaa tuloksia pienemmällä panostuksella. Tuottavuutta voidaan mitata eri asioista, sillä tuottavuus määritellään kaavalla tuotokset / panokset. Tuottavuus toimii parhaiten vertailullisena arvona, kun verrataan saman asian tuottavuutta eri ajankohtina. Usein tuottavuudella mitataan työpanoksen tehokkuutta, jolloin kaava on tuotokset / käytetyt työtunnit. Haluan nostaa tässä kolumnissa esille viisi yksinkertaista vinkkiä työn tuottavuuden parantamiseen.
1. Tiedä aina, miksi teet jotakin
Ensimmäinen vinkki tuottavuuden kehittämiseksi on kysyä joka kerta itseltä, miksi olet tekemässä asiaa ja onko se tarpeellista. Kun varmistut asioiden tarpeellisuudesta, pystyt tekemään asioita, joilla on todellista merkitystä.
Työskennellessä yhdessä muiden kanssa, pitäisi kaikkien osanottajien pystyä vastaamaan samalla tavalla miksi-kysymykseen. Tarpeellinen ja hyvä syy luovat motivaation tehdä asia parhaalla mahdollisella tavalla.
2. Visuaalisuus parantaa kommunikaatiota ja tuottavuutta
Tutkitusti suurimmat yksittäiset ongelmat yrityksissä ovat kommunikaatio-ongelmat. Kommunikaatio-ongelmat voivat esiintyä suoraan ihmisten välillä, suunnitelmien ja toteutuksen välillä tai muissa vastaavissa tilanteissa, joissa jokin asia pitää saada kerrottua eteenpäin.
Merkittäviä ongelmia syntyy, kun ihmiset luulevat ymmärtävänsä toisiaan, mutta eivät ole kuitenkaan osanneet kertoa asiaansa ymmärrettävästi. Projektit menevät pieleen, kun projektipäällikkö, toteuttaja ja asiakas kuvittelevat erilaista lopputulosta.
Yksi ratkaisu parantaa kommunikaatiota on poistaa ylimääräiset kerrokset lopputuloksen ja suunnitelman väliltä. Esimerkiksi piirtäminen, näytteleminen tai mikä tahansa havainnollistamiskeino voi vähentää epäselvyyttä halutun lopputuloksen ja suunnitelman väliltä.
Kirjoitettu ja puhuttu teksti eivät ikinä toimi yhtä hyvin kuin kuvat, jonka kaikki ymmärtävät lähes samalla tavalla.
3. Älä salli keskeytyksiä
Keskeytys on tuottavuuden pahin vihollinen ja olisi tehokasta työskennellä vähintään puolet päivästä ilman häiriöitä.
Yleensä suuri osa varsinaisesta työnteosta on yksin puurtamista. Ja kun työskennellään yksin, olisi työ todella parempi tehdä yksin ilman häiritsevää kommunikaatiota. Ylimääräiset keskustelut keskeyttävät ajattelun ja työ vaatii uuden paneutumisajan, jotta päästään keskustelua edeltäneeseen keskittymisen tilaan.
Useat työt kuitenkin vaativat jonkin verran kommunikointia muiden kanssa, ja näissä tilanteissa joustavammat välineet, kuten sähköposti vähentävät välittömiä keskeytyksiä. Jokainen voi vastata sähköpostiin omaan työaikatauluunsa sopivasti. Kannattaa kuitenkin muistaa, että sähköposti ei ole monimutkaisten asioiden neuvottelemiseen tarkoitettu työväline.
4. Minimoi kokousten määrä
Kokoukset keskeyttävät työn tekemisen ja tunnin kokous kymmenen henkilön kesken vie yhteensä yli 10 tuntia varsinaista työaikaa.
Usein kokoukset sisältävät turhanpäiväistä keskustelua aiheen vierestä, niissä tehdään harvoin päätöksiä. Aika on kuitenkin pois varsinaisen työn tekemisestä. Erittäin lyhyet ja visuaaliset pystypalaverit ajavat asian hyvin tehokkaasti! Myös muutaman minuutin chat- tai Skype-keskustelu voi korvata normaalin tunnin tapaamisen.
Kun kokousta todella tarvitaan, se pitää valmistella huolella ja jokaisella ihmisellä pitää olla siellä tärkeä rooli. Kokoukseen kutsutaan mahdollisimman vähän ihmisiä, ja siellä käsitellään hyvin yksinkertaista ja selkeää aihetta. Tehokkainta on ratkaista etukäteen määriteltyä ongelmaa, ja lopputuloksena kokouksessa päädytään selkeään ratkaisuun ja ratkaisun toteuttajaan. Vasta tällä päätöksellä voidaan saavuttaa kokouksen tavoite, eli osanottajien asiantuntemus on käytetty jonkin ongelman ratkaisemiseksi.
Ottakaahan siis tavoitteeksi vähentää pitkiä informatiivisia palavereja ja tuokaa tilalle lyhyet, säännölliset, visuaaliset pystypalaverit.
5. Lopuksi
Viimeinen, mutta haastava keino tuottavuuden parantamiseksi on tekemisen lopettaminen, jos näyttää, että tuloksia ei saavuteta. Monet organisaatiot tuhlaavat jatkuvasti lisää resursseja projekteihin, koska ne eivät halua tunnustaa menettäneensä aikaisemmat projektiin syydetyt ja usein valtavat resurssit. Toiminta, josta ei kuitenkaan lopulta ole mitään hyötyä pitäisi lopettaa välittömästi, vaikka se tuntuu vaikealta.
Kaiken kaikkiaan tuottavuus on moniulotteinen asia, johon vaikuttaa tehokkaiden työskentelytapojen lisäksi motivaatio ja muut psykologiset tekijät. Tehokkaiden tapojen rakentaminen työn ympärille on tärkeää henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseksi.
Ps. Laitoimme nyt kehityspotentiaalin omaavia yrityksiä varten ilmaiseksi tarjolle suosituimman oppaamme: ”9 ohjetta parempaan Lean johtamiseen”. Esim. ohje nro 6 kertoo, miten työntekijöitä saa sitoutettua paremmin.
Pasi Vastamäki, perustaja ja hallituksen puheenjohtaja
Lean Lion Oy
